Учет и документальное оформление кассовых операций

Учет и документальное оформление кассовых операций

Бухгалтерский учет и документальное оформление кассовых операций (стр. 1 из 5)

Бухгалтерский учет и документальное оформление кассовых операций

1. Структура кассового отдела кредитной организации

2. Состав кассовых операций в кредитных организациях

3. Общие вопросы организации кассовой работы

4. Организация бухгалтерского учета и документальное оформление кассовых операций

5. Организация работы внутренней кассы банка

6. Ревизия и хранение ценностей в кредитных организациях

7. Организация учета операций с наличной валютой иностранных государств

1. Структура кассового отдела кредитной организации

Касса в кредитной организации представляет собой целое структурное подразделение, куда входит:

а) приходная касса;

б) расходная касса;

в) вечерняя касса ;

г) касса пересчета денег ;

д) разменная касса.

Помимо этого, в кредитной организации может быть подразделение инкассации, кассы вне помещений банка, кассы обменных пунктов и банкоматов.

Касса возглавляется главным (старшим) кассиром, или заведующим кассой.

Для отражения в бухгалтерском учете кассовых операций в кредитной организации открываются счета:

Назначение счета 20202 Касса кредитных организаций — данный счет предназначен для учета наличных денежных средств в рублях и иностранной валюте., находящихся в операционной кассе кредитной организации (филиала) и кассах отдельных внутренних структурных подразделениях, кроме касс обменных пунктов и находящихся вне помещений кредитной организации.

По дебету счета отражается поступление денежной наличности в рублях и иностранной валюте.

По кредиту счета отражается списание денежной наличности в рубля и иностранной валюте.

В аналитическом учете ведутся отдельные лицевые счета по видам валют, по операционной кассе кредитной организации, по отдельным структурным подразделениям и по хранилищам ценностей, по авансам на кассовое обслуживание в послеоперационное время, в праздничные и выходные дни.

Счет 20206 Касса обменных пунктов предназначен для учета денежных средств в рублях и иностранной валюте, находящихся в кассе обменных пунктов, принадлежащих кредитной организации, по операциям в соответствии с валютным законодательством и нормативными актами Банка России.

Счет 20208 Денежные средства в банкоматах предназначен для учета денежных средств в рублях и иностранной валюте в банкоматах, принадлежащих кредитной организации.

По дебету счета отражаются вложенные в банкомат наличные денежные средства в корреспонденции со счетом учета кассы кредитной организации.

По кредиту счета отражаются выданные из банкоматов на основании карточек наличные денежные средства в корреспонденции со счетами клиентов по операциям с использованием банковских карт, со счетом кассы при разгрузке банкомата, иными счетами в случаях, установленных нормативными актами Банка России.

Назначение счета 20207 Денежные средства в операционных кассах, находящихся вне помещений кредитных организаций — учет наличных денежных средств в рублях и иностранной валюте , находящихся в кассах, вне помещений кредитных организаций.

По дебету счета отражается поступление денежных средств в порядке подкрепления операционной кассы, от физических и юридических лиц для зачисления на расчетные, текущие и депозитные счета, иные поступления, предусмотренные нормативными актами Банка России.

По кредиту счета отражается списание денежных средств при выдаче наличных денежных средств для выплаты заработной платы, стипендий, пенсий, пособий , командировочных, хозяйственных и иных расходов, при инкассации денежных средств, в иных случаях, предусмотренных нормативными актами Банка Росси.

Счет 20209 предназначен для учета наличных денежных средств, отосланных из кассы кредитной организации другим кредитным организациям, внутренним структурным подразделениям, для подкрепления банкоматов, в расчетно — кассовые центры Банка России для зачисления на корреспондентский счет кредитной организации.

По дебету счета отражаются наличные денежные средства, высланных в указанных выше случаях в корреспонденции со счетом кассы.

По кредиту счета отражается списание денежных средств при поступлении по назначению.

На счетах 20203 Чеки (в том числе дорожные чеки),номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте и 20210 Чеки (в том числе дорожные чеки),номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, в пути ведется учет дорожных чеков, принадлежащих кредитной организации.

По дебету счета 20203 отражается номинальная стоимость чеков, купленных кредитной организацией, по кредиту счета отражается номинальная стоимость дорожных чеков, проданных кредитной организацией.

На счете 20210 организован учет дорожных чеков отосланных кредитной организацией или зачисленных по назначению соответственно по дебету и кредиту данного счета.

2. Состав кассовых операций в кредитных организациях

В кассе кредитной организации осуществляются операции приема и выдачи денежных средств организациям, с которыми заключен договор расчетно-кассового обслуживания, размен и пересчет денежных средств, обмен неплатежеспособных банкнот и монеты, кассовое обслуживание филиалов, а также внутренние операции банков с наличной валютой.

Прием денежных средств от организаций в кассу банка осуществляется по объявлению на взнос. Если объявлении на взнос оформлено в соответствии со всеми существующими установлениями, то кассовый работник банка производит выдачу заявленной суммы. в случае, если обнаружено несоответствие фактически вносимой суммы и суммы, указанной в объявлении на взнос, кассовый работник имеет право потребовать переоформить документы. Поступившие денежные средства зачисляются на счет организации. В бухгалтерском учете делается запись :

Дебет 20202 Касса кредитной организации

Кредит Расчетных , текущих счетов (405 -407) организаций

Получатель денежных средств может пересчитать банкноты и монеты в помещении банка, в случае, если пересчет был произведен вне кредитной организации, а расхождения установлены, то претензии кредитной организацией не принимаются.

Выдача денежных средств организациям производится с их расчетных, текущих счетов на основании предъявленного в кассу денежного чека. Денежные чеки являются документами строгой отчетности и их оформление должно соответствовать установленным Банком России правилам.

При поступлении чековых книжек в кассу банка в бухгалтерском учете делается запись:

Дебет 91207 Бланки

Кредит 99999 Корреспондирующий счет

Кассовый работник по получении чека должен проверить правильность его оформления и соответствие суммы, объявленной в чеке с суммой, которая была заказана организацией.

Операции, при которых осуществляется одновременное оформление денежного чека и объявления на взнос ,без фактического взноса денежных средств, запрещаются.

В бухгалтерском учете банка на выданную по денежному чеку сумму делается запись:

Дебет Расчетных , текущих счетов (405 -407) организаций

Кредит 20202 Касса кредитной организации

В кассе пересчета денежных средств, как правило, осуществляется пересчет денежных средств, поступивших от организаций в сумках, мешках, кейсах и других средствах транспортировки ценностей.

При поступлении денежных средств в бухгалтерском учете делается запись:

Дебет 20202 Касса кредитной организации

Кредит 47422 Обязательства по прочим операциям

По окончании пересчета денежные средства зачисляются на счет организации:

Дебет 47422 Обязательства по прочим операциям

Кредит Расчетных , текущих счетов (405 -407) организаций

В кредитной организации ведется журнал учета сумок с денежной наличностью и другими ценностями.

Кассир организации, сдающей денежные средства, выписывает препроводительные ведомости в трех экземплярах. Первый вкладывается в сумку с денежными средствами, второй является накладной к сдаваемым сумкам и вместе с третьим экземпляром представляется в кредитную организацию. После проверки в кредитной организации третий экземпляр возвращается в организацию, сдавшей денежные средства.

При пересчете, в случае выявления расхождений в фактическом наличии и данными препроводительных ведомостей, составляется акт на лицевой стороне ведомости и накладной.

В случае выявления банкнот и монеты, требующих подтверждения их платежеспособности, составляется мемориальный ордер в 2-х экземплярах, один из которых помещается в документы дня, а копия выдается клиенту.

В настоящее время сумки с денежной наличностью могут сдаваться в автоматические сейфы. На использование автоматического сейфа заключается договор.

Кассир сдающей организации составляет препроводительные ведомости в трех экземплярах, первый экземпляр вкладывается в сумку, второй прикрепляется (вкладывается) к сумке, третий остается у сдающей организации. Сотрудник организации, сдающей денежную наличность получает распечатку автоматического сейфа.

В кредитной организации должен быть работник, ответственный за обслуживание автоматического сейфа. При выгрузке автоматического сейфа вначале получается распечатка о содержимом сейфа; заведующий кассой при приеме сумок с денежной наличностью от работника, ответственного за обслуживание автоматического сейфа после проверки расписывается на распечатке.

Пересчет денежных средств, сданных через автоматические сейфы, осуществляется в общем порядке.

Кредитная организация несет ответственность с момента получения распечатки сотрудником сдающей организации за содержимое сумок с денежной наличностью.

Сдача и получение денежных средств физическими и юридическими лицами может осуществляться также через электронных кассиров.

Выдача (прием) кассет с денежной наличностью для загрузки электронного кассира, установленного в помещении кредитной организации для совершения операций с ценностями, работникам, ответственным за обслуживание электронного кассира, производится под роспись в книге учета принятых и выданных денег (ценностей).

Контроль, порядок и документы для оформления кассовых операций в 2018 году

Любая хозяйственная операция предприятия должна быть подтверждена документально. Поскольку кассовые операции (прием и выдача денег) тоже подпадают под эту категорию, законодательство предписывает документальное оформление кассовых операций.

Порядок оформления кассовых операций

Детально об этом написано в Указании ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014 г. «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» В частности, там указано, что кассовые операции должны оформляться типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждены Государственным комитетом статистки России и согласованы с Центральным банком России и Министерством финансов.

Необходимая документация и её заполнение

Государственный комитет статистики России утвердил следующие унифицированные формы первичной учетной документации (то есть документы, при помощи которых ведется документация кассовых операций на предприятии):

При этом индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов или доходов и расходов либо физических показателей (согласно требованиям НК РФ), кассовые документы (приходные и расходные ордера) могут не оформлять.

Освобождены ИП и от ведения кассовой книги. Однако, если предприниматель с целью улучшения контроля над движением наличных денежных средств примет решение документировать кассовые операции, ему необходимо следовать нормам, установленным ЦБ РФ.

Рассмотрим подробнее, какими документами оформляются кассовые операции (все они входят в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93).

Кассовая книга

Кассовая книга (номер согласно ОК 0310004) ведется для учета наличных денег, которые поступают в кассу. Такую книгу можно вести как в бумажном, так и в электронном виде.

В случае ведения книги на бумаге все ее листы должны быть пронумерованы до начала внесения записей, скрепляющую листы бумагу должны подписать главный бухгалтер и руководитель. Также книга должна быть заверена печатью индивидуального предпринимателя (при наличии у него таковой).

В случае ведения книги в электронной форме должны быть приняты меры для того, чтобы сведения невозможно было изменить или подделать.

Записи в такой книге заверяются электронными цифровыми подписями уполномоченных лиц, а решение о сроках распечатывания информации (ежедневно, раз в неделю или квартал и тому подобное) принимает руководитель. Организации и ИП имеют право вовсе не распечатывать цифровые кассовые документы, если учетная политика предприятия подразумевает ведение документооборота в электронном виде. В этом случае нужно позаботиться о том, чтобы ЭЦП были у всех материально ответственных сотрудников.

Нумерация страниц должна вестись и в электронном варианте кассовой книги, при этом она осуществляется автоматически и в хронологическом порядке. Распечатанные экземпляры листов кассовой книги необходимо собрать в отдельную папку – делать это можно по мере возможности или желания, но в течение одного календарного года книга должна быть собрана.

Записи в кассовой книге делает кассир на основании приходных и расходных ордеров – только на те средства, что поступили непосредственно в кассу. Наличные деньги, принятые платежным агентом или банковским субагентом, фиксируются в отдельных кассовых книгах, которые ведут непосредственно сами агенты.

В конце каждого рабочего дня кассир должен сверять данные кассовой книги с данными кассовых документов и фиксировать своей подписью сумму остатка наличных средств. После этого сверку данных производит главный бухгалтер или руководитель (в случае отсутствия бухгалтера) и тоже подписывает.
Если в какой-либо день или даже дни не было произведено ни одной кассовой операции, остаток каждый раз выводить не нужно: суммой остатка будет считаться последний выведенный в тот день, когда операции производились.

Контроль ведения кассовой книги осуществляет главный бухгалтер предприятия. В его отсутствие контроль осуществляет руководитель предприятия.

Отметим еще раз, что с 1 июня 2014 года предприниматель не обязан вести кассовую книгу, но может это делать для организации контроля и кассовой дисциплины.

Приходный ордер

Приходный кассовый ордер (ПКО) имеет, согласно Общему классификатору, номер 0310001 и документирует оформление кассовых операций (поступление в кассу наличных денег). Ордер может быть заполнен как вручную, так и на компьютере или печатной машинке, помарки и исправления при этом не допускаются.

Помимо регистрационного номера, ордер должен иметь следующие реквизиты:

  • наименование предприятия, структурного подразделения (при необходимости) с указанием кодов по ОКПО;
  • дату заполнения;
  • номер корреспондирующего счета или субсчета (при ведении бухгалтерского учета).

Кассир обязан проверить сведения в приходном ордере (на правильность и полноту), а также прилагаемые документы.

Расходный ордер

Расходный кассовый ордер (РКО) имеет, согласно Общему классификатору, номер 0310002 и служит для оформления выдачи средств из кассы.
Реквизиты расходного ордера такие же, как и у приходного, кроме того, он должен быть заверен главным бухгалтером и подписан руководителем (или уполномоченным им лицом).

Выдавая средства, кассир должен проверить у получателя расписку (заполняется только собственноручно получателем, сумма рублей указывается прописью, копеек – цифрами) и документ, подтверждающий личность (внутри предприятия это может быть удостоверение). Реквизиты документа кассир должен записать.

Если выдача средств происходит по доверенности, в ордере после имени получателя указывают имя доверенного лица. Если при этом средства выдают по ведомости, перед распиской в получении денег кассир должен написать «По доверенности». Доверенность прилагается к ордеру или ведомости.

Книга учета денежных средств

Книга учета денежных средств ведется старшим кассиром для документирования кассовых операций между ним и остальными кассирами в течение рабочего дня (при небольших масштабах бизнеса в такой книге необходимости нет).

Код книги по ОК – 0310005.

В начале рабочего дня лицо, ответственное за ведение кассовых операций (кассир, старший кассир или другой сотрудник, уполномоченный приказом руководителя) выдает наличные необходимому кругу лиц под роспись в книге, в конце рабочего дня остаток средств сдается тоже под роспись.

В случае, если средства выданы для выплаты заработной платы, отчитаться за них нужно до окончания проставленного в платежной ведомости срока.

Остаток невыданных денег ежедневно опечатывается в конверт с указанием точной суммы и сдается ответственному лицу под расписку. Если по истечении срока, проставленного в платежной ведомости, остается какая-то сумма, она возвращается в центральную кассу, а в книге делается соответствующая запись.

Несмотря на то, что вся ответственность за ведение учета и контроль за ним возложена на главного бухгалтера, на практике материально ответственным глава бухгалтерии может и не являться. Сохранность наличных руководитель или ИП может поручить как себе лично, так и любому другому сотруднику, облеченному особым доверием.

Расчетно-платежная ведомость

Этот документ ведется для учета отработанного времени, начислений, удержаний и выплат работникам предприятия. Код по Общему классификатору – 0301009.

Ведомость составляется бухгалтерией в одном экземпляре на основании первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и тому подобного. Если работники получают заработную плату на банковские карты, составляется только расчетная ведомость.

В ведомости указываются все необходимые к выдаче работнику суммы: заработная плата, социальные выплаты, надбавки и премии (а также вычеты и удержания). Общая сумма выплат указывается на титульном листе.

Напротив фамилий тех работников, которым зарплата по каким-либо причинам не выплачена в отведенный по ведомости срок, указывается «депонировано». В последней графе ведомости проставляют общую сумму выплат, на нее же составляют РКО, а номер и дату ордера фиксируют в ведомости. Отдельно фиксируют сумму депонированных средств.

Необходимо отметить, что при выдаче заработной платы и прочих выплат сотрудникам наличными денежными средствами, предприниматель обязан формировать расчетно-платежные (или платежные) ведомости.

Платежная ведомость

Ведется для учета выдачи заработной платы и других выплат работникам. Код согласно Общему классификатору – 0301011. Оформляется так же, как и расчетно-платежная (расчетная) ведомость.
Заработную плату работникам можно выплачивать и по расходному ордеру, но разумнее вести учет в ведомости.

Общее документирование кассовых операций ведется главным бухгалтером (или лицом, его заменяющим) или руководителем. Исправления в документах не допускаются.

Что нового принесет 2018

С 2017 года субъектам малого предпринимательства предоставлена возможность не устанавливать лимиты наличных денег в своих кассах: они могут, не нарушая закон, накапливать необходимые суммы.

В новом 2018 году все кассовые документы остаются прежними, как и форма их подачи: в бумажном виде; через электронные системы.

Основные изменения 2018 года связаны с тем, что повседневную жизнь предпринимателей все обширнее охватывает электронная документация:

  • теперь законодательно определено, что операции с наличными, проводимые через ККТ в течение дня, можно фиксировать по окончании проведения кассовых операций (одним ПКО в конце дня);
  • предусмотрена возможность электронного обмена документами и информацией с сотрудниками (квитанцию о получении денег по ПКО можно отправить на электронную почту, а об отмене приходной операции сообщить в системе учета); Реклама Комментарии (0)

Учет и документальное оформление кассовых операций

Приказы, распоряжения, доверенности, платежные поручения

Накладные, акты, квитанции

Бухгалтерские справки, справки-расчеты, ведомости распределительные и группировочные

Авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость и др.

Табели учета рабочего времени, приходные и расходные кассовые ордера, требования и др.

Отчет кассира, отчет склада и др.

Содержанию хозяйственных операций

Приходные и расходные кассовые ордера, чеки и др.

Товарные накладные, акты приемки-передачи и др.

Расчетные чеки, авансовые отчеты, платежные требования и платежные поручения и др.

Способу отражения хозяйственных операций . месту составления;

Накладные, наряды, кассовые ордера и др.

Лимитно-заборные карты, табели учета рабочего времени и др.

Товарные отчеты, расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордера

Выписки банка, товарно-транспортныe накладные, счета-фактуры и др.

Продолжение Таблицы 2

Весь процесс составления, проверки, обработки, группировки и отражения документов в соответствующих регистрах осуществляется по определенному плану. Для обеспечения правильности и своевременности оформления всех операций документами требуется устанавливается порядок движения документов. Путь прохождения документов от момента их выписки до передачи в архив называется документооборотом.

Кассовые операции являются самыми многочисленными и самыми распространенными на предприятии. Их учет сопровождается оформлением целого ряда документов, которые представлены в приложении № 8 к данной работе.

Кассовые ордера — это документы, удостоверяющие законность поступления денег в кассу предприятия и их расходования по целевому назначению. Кассовые документы могут оформляться либо в бумажном, либо в электронном виде. При электронном виде они распечатываются на бумаге.

Прием наличных денег в кассу производят по приходному кассовому ордеру (ф. № КО- 1), подписанному главным бухгалтером. Приходный кассовый (ПКО) и квитанцию к нему заполняет бухгалтер в одном экземпляре. В первой строке пишется наименование организации далее по порядку в установленных местах:

— порядковый номер ордера (нумерация ПКО производятся по порядку, начиная с первого января до конца года);

— дата поступления денежных средств;

— в графе “Корреспондирующий счет, субсчет” указывается кредитуемый в операции счет, т.е. фиксируется бухгалтерская проводка;

— при необходимости проставляется шифр аналитического учета и шифр целевого назначения поступивших средств;

— далее заносится сумма числом;

— ниже в строке “Принято от” указывается ФИО физического лица или наименование юридического лица.

— в строке “Основание” указывается источник поступления наличных денег, приходуемых в кассу, т.е. отражается содержание финансово-хозяйственной операции. Это может быть:

1. вклад в уставный капитал;

2. выручка от реализации услуг, продукции, товаров;

3. заем от физического лица;

4. остаток неиспользованных подотчетных средств;

5. спонсорский взнос;

6. наличные из банка,

7. погашение ссуд, недостач, хищений и т. д.;

8. далее указывается сумма прописью.

— в строке «Приложение» указываются первичные документы, оформляющие хозяйственную операцию:

4.договор на заём;

5.выписка из решения собрания учредителей;

6. бухгалтерская справка с расчетом;

8. распоряжение руководителя;

9. банковский чек;

10. личное заявление работника и т.д.

Категорически запрещено выдавать приходные кассовые ордера на руки лицам, вносящим деньги. Приходный кассовый ордер бухгалтер непосредственно передает для исполнения в кассу.

Прием наличных денег в кассу осуществляет кассир. Он при получении ПКО проверяет:

-наличие подписи главбуха или бухгалтера, а при их отсутствии – подписи руководителя, которые должны соответствовать имеющимся образцам;

-соответствие суммы наличных денег цифрами и прописью;

-наличие подтверждающих документов к ПКО;

-соответствие суммы, указанной в ПКО, и суммы фактически принятых наличных денег.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.

Если все документы проверены и замечаний нет, кассир подписывает ПКО, квитанцию к нему и ставит штамп, подтверждающий проведение кассовой операции. Вносителю отдается квитанция к ПКО на руки.

Прием наличных денег ведется так, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира.

Если вносимая сумма не соответствует сумме в ПКО, кассир либо предлагает ее увеличить при недостаче, либо возвращает излишки.

Если вноситель отказывается доплачивать недостающую сумму, кассир возвращает ему вносимую сумму, перечеркивает ПКО и возвращает руководителю или главному бухгалтеру для переоформления суммы.

Деньги по кассовым ордерам принимают только в день их составления. При поступлении наличных денег в кассу из банка также составляется приходный кассовый ордер. Сдатчиком выступает главный бухгалтер, которому кассир и передает квитанцию. Квитанцию прикладывают к выписке банка.

Приходные и отдельно расходные кассовые ордера нумеруются в хронологической последовательности, с начала и до конца года. На основании этих ордеров и приложенных к ним документов кассир производит записи в кассовой книге.

В новом Положении действующем с 01.01.12. ничего не упоминается о ведении журнала регистрации ПКО и РКО, как было раньше.

Выдача наличных денег производится непосредственно получателю, который может быть указан в следующих платежных документах:

— в расходном кассовом ордере ;

— в расчетно-платежной ведомости;

— в платежной ведомости

на основании паспорта (или иного документа, удостоверяющего личность) или доверенности с паспортом.

Получив расходный кассовый ордер, кассир проверяет все, те же заполненные графы в нем аналогично как при получении приходного кассового ордера а также же, соответствие данных паспорта получателя и его и Ф.И.О. в расходном кассовом ордере.

Выдавая наличные деньги по доверенности, кассир проверяет:

— соответствие Ф.И.О. получателя в расходном кассовом ордере и Ф.И.О получателя, указанные в доверенности;

— соответствие Ф.И.О. получателя, указанные в доверенности, и данные его паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

В платежной или расчетно-кассовой ведомости кассир пишет «по доверенности» перед подписью лица-доверителя.

Доверенность в таких случаях прилагается к расходному кассовому ордеру, расчетной ведомости или расчетно-платежной ведомости..

Если доверенность оформлена на несколько выплат, то в этом случае делаются ее копии и заверяются в установленном порядке. Заверенная копия прилагается к расходным документам, оригинал доверенности хранится у кассира и прилагается к расходным документам при последней выдаче наличных.

При получении денег по расходному кассовому ордеру получатель указывает получаемую сумму в рублях – прописью, в копейках – цифрами и расписывается в нем. Кассир пересчитывает деньги под наблюдением получателя и выдает тому наличные деньги в сумме, указанной в РКО.

Получатель обязан проверить сумму путем ее пересчета, не отходя от кассы.

После выдачи наличных по РКО кассир подписывает его.

Выдача денег в подотчет на расходы, связанные с ведением деятельности, работнику оформляется расходным кассовым ордером согласно его письменному заявлению, которое составляется в произвольной форме и содержит:

— надпись руководителя собственноручно о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются;

— подпись руководителя и дату;

Подотчетное лицо по окончании срока на который были выданы деньги, обязано составить авансовый отчет с приложением подтверждающих документов и сдать его в бухгалтерию.

Необходимость оформления заявления о выдаче денег под отчет была введена с 01.01.12.

Ранее подотчетные лица должны были предъявить в бухгалтерию авансовый отчет и произвести окончательный расчет по неизрасходованным суммам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, если иные сроки не были установлены руководителем предприятия.

Руководитель также устанавливает срок, в течение которого авансовый отчет должен быть проверен, утвержден, по нему произведен окончательный расчет.

Авансовый отчет проверяет главбух или бухгалтер, а при их отсутствии – руководитель. Утверждается авансовый отчет руководителем.

Наличные деньги под отчет вновь выдаются, как и раньше, если предыдущая задолженность по подотчетным суммам погашена полностью.

Выплаты заработной платы и прочие выплаты производятся на основании платежной или расчетно-платежной ведомости. Срок выдачи денег на эти нужды определяется руководителем и указывается в платежных документах. С 01.01.12. срок выплаты заработной платы и прочих выплат не может быть более пяти рабочих дней со дня получения наличных из банка.

Ранее срок выдачи денег на зарплату и прочих выплат устанавливался не более 3 дней.

Старший кассир или кассир выдает указанную в платежной ведомости сумму кассирам или уполномоченным лицам на выплату заработной платы, по РКО на срок, указанный в ведомости.

Получатель расписывается в расчетно-платежной или платежной ведомости напротив своей фамилии. Затем кассир пересчитывает сумму к выдаче так, чтобы работник мог наблюдать за его действиями и выдает работнику.

Получатель проверяет выданную сумму. Если сумма не соответствует указанной в платежных документах, претензии по этому поводу кассиром не принимаются, если работник не пересчитал сумму под наблюдением кассира.

В последний день выдачи заработной платы и прочих выплат в платежно-расчетной или платежной ведомости кассир:

— ставит оттиск штампа или пишет вручную «депонировано» напротив фамилий сотрудников, которым не были выданы деньги;

— считает и записывает в конце ведомости в итоговой строке сумму фактически выданных денег и депонированных денег, подлежащих сдаче в банк;

— сверяет указанные суммы с итоговой суммой в ведомости;

— в произвольной форме делает реестр депонированных сумм.

Реестр депонированных сумм должен содержать:

— наименование юридического лица или Ф.И.О. ИП;

— дату оформления реестра депонированных сумм;

— период возникновения депонированной задолженности;

— номер платежной (расчетно-платежной) ведомости;

— Ф.И.О работника, не получившего деньги;

— сумму невыплаченных наличных денег;

— итоговую сумму по реестру депонированных сумм;

— подпись кассира с расшифровкой;

— дополнительные реквизиты, если нужно.

Реестры депонированных сумм нумеруются с начала года в хронологическом порядке. После подписания реестра кассиром, кассир заверяет своей подписью платежную или расчетно-платежную ведомость, и передает их на сверку и подпись в бухгалтерию.

По фактически выплаченным суммам по платежной или расчетно-платежной ведомости оформляется расходный кассовый ордер, номер и дата которого указывается в платежной ведомости.

Если реестр оформляет руководитель, то все вышеперечисленные действия совершает он сам.

Лицам, не состоящим в списках предприятия, деньги из кассы выдают только по расходным кассовым ордерам. Деньги из кассы могут быть выданы только лицу, указанному в расходном кассовом ордере.

Какие — либо исправления в кассовых ордерах не допускаются. Если в кассовом ордере обнаружена ошибка, то его оформляют заново. На исполненный расходный кассовый ордер ставится штамп “Оплачено”, он подписывается кассиром и регистрируется в кассовой книге.

Приходные и расходные кассовые документы, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и кассовая книга могут вестись ручным или автоматизированным способами.

По окончании месяца путем сопоставления итогов оборотов по дебету и кредиту счета 50 «Касса» выводится сальдо наличных денег на конец месяца, которое сверяется с остатком в кассовой книге. Схему документооборота по кассовым операциям представлена на рисунке 1.

Рисунок 1. Схема документооборота по кассовым операциям

В первой главе рассмотрены следующие вопросы:

— понятие кассовых операций, цели и задачи учета;

— законодательно-нормативное регулирование бухгалтерского учета наличных денежных средств;

— документальное оформление кассовых операций.

Ведение учета кассовых операций по движению наличных денежных средств и их документальное оформление в ООО «Росс-Эль» соответствует нормативным документам, регулирующим данный вопрос в Российской Федерации.

Учет и документальное оформление кассовых операций

Все финансовые операции заверяются соответствующими документами. Документальное оформление кассовых операций является подтверждением всех выполняемых действий бухгалтера (кассира).

Ведение документооборота кассовых операций регламентировано действующим законодательством РФ.

Документальное оформление операций в кассе

Самой ответственной работой на предприятии являются учет денежных средств и правильное оформление кассовых документов.

Госкомитетом статистики РФ утверждены определенные документы, при помощи которых бухгалтер осуществляет первичный учет кассовых операций на предприятии. Кассовые документы организации оформляются главным бухгалтером, кассиром, иногда — директором (в случае отсутствия бухгалтера). К ним прилагаются все документы, подтверждающие основание для их оформления.

  • приходный кассовый ордер (сокр. ПКО) является первичным документом (ОКУД 0310001), который оформляется по приходу денег в кассу организации;
  • расходный (сокр. РКО) — первичная форма любого кассового учета (ОКУД 0310002);
  • оформление кассовой книги;
  • платежная ведомость;
  • расчетно-платежная ведомость;
  • книга учета выданных (принятых) денежных средств.

Рассмотрим более подробно каждый из документов.

ПКО заполняется вручную или в автоматизированном режиме (программа 1С: Бухгалтерия). Данная программа намного упрощает ведение бухгалтерского учета на предприятии и дает уникальную возможность, заполнив лишь первичные формы учета, сформировать автоматически, без лишних усилий, всю отчетность (кассовую книгу, платежную ведомость и т. д.).

При поступлении денег кассир или бухгалтер должен проверить наличие подписи главного бухгалтера или руководителя. Потом сверить фактическую сумму наличности и указанную в документе. Пересчет должен производиться на виду у клиента.

Для корректного оформления ПКО нужно заполнить следующие реквизиты:

  • регистрационный номер;
  • название предприятия;
  • дата;
  • номер корреспондирующего счета (субсчета).

Приходный ордер оформляется в таких случаях:

  • продажа товара;
  • возврат неиспользованной суммы, выданной ранее в подотчет;
  • прием выручки и прочее (на конец любого рабочего дня оформляется общий ПКО).

РКО предназначен для быстрого и точного оформления выдачи средств из кассы производства. Такая выдача наличности производится по определенным документам (например, по ведомостям и пр.) и удостоверениям личности получателя. Обязательные данные в РКО и ПКО одинаковые. Он подписывается только главным бухгалтером производства и его руководителем. Таким ордером оформляются следующие операции:

  1. Выдача зарплаты персоналу и работникам предприятия. Подтверждениями являются расчетно-платежная ведомость и расписка о получении.
  2. Внесение выручки на расчетный счет в банке. Подтверждается заявкой на внесение наличных средств на расчетный счет.
  3. Выдача денег в подотчет на командировку или приобретение продукции (авансовый отчет, квитанции, накладные) и т. д.

Порядок оформления кассовой книги

Для учета выданных и поступивших в кассу денег оформляется кассовая книга (0310004). Все записи производятся в соответствии с первичными документами, а именно приходными и расходными кассовыми ордерами. После оформления каждого из них вносится запись в книгу.

Затем кассир должен проверить все суммы, указанные в первичных документах и книге, и в случае полного соответствия вывести остаток на конец текущего рабочего дня. Каждый лист скрепляется подписью кассира, который отвечает за достоверность предоставленных данных. Если в течение дня в книгу не вносили никаких записей, то остаток предыдущего рабочего дня будет конечным остатком текущего.

Ведение книги учета средств

Данный документ предусмотрен для заполнения только старшим кассиром предприятия. Он предназначен для крупных производств, где документы четко распределяются между старшим и обычными кассирами (0310005).

В начале текущего рабочего дня главный бухгалтер предприятия выдает определенную сумму денег, распределенную между кассирами, под подпись. Остаток денег сдается в конце этого же дня также под подпись материально-ответственных лиц. Но если деньги выданы для выплаты зарплаты, то остаток или полный отчет сдается только в конце срока, определенного именно расчетно-платежной ведомостью.

Она необходима для своевременной выдачи зарплаты персоналу и работникам предприятия (0301009) и содержит такие данные, как:

  • ФИО работника:
  • сумма оклада;
  • количество фактически отработанных часов;
  • удержание из заработной платы;
  • окончательная сумма к выплате.

Данная ведомость составляется лишь в одном экземпляре для внутреннего учета организации. Если заработная плата не была выдана сотруднику вовремя, напротив его данных ставится отметка «депонировано». Вся сумма выданной заработной платы на предприятии оформляется расходным ордером, регистрационные данные которого фиксируют в расчетно-платежной ведомости. Платежная ведомость выполняет те же функции, что и расчетно-платежная.

Корректное ведение учета кассы играет очень важную роль в деятельности каждого предприятия. Для этого нужно соблюдать следующие правила:

  • вовремя и корректно вносить все записи в кассовую книгу на основании первичных документов;
  • не допустить превышения лимита в кассе, который установлен индивидуально на каждом предприятии;
  • хранить свободные деньги компании на расчетных счетах банка.

Выполняя все вышеуказанные рекомендации, вы сможете защитить себя от потери прибыли.

Учет денежных средств и расчетных операций

Учет кассовых операций

Кассовые операции занимают одно из центральных мест в хозяйственной деятельности организации. Потребность в наличных денежных средствах возникает постоянно и связана с выплатой заработной платы, пособий, средств на командировочные и хозяйственные расходы, оплату услуг наличными и т. п. В то же время в кассу ежедневно могут поступать платежи наличными за услуги, в погашение долга работниками, поступления с расчетного счета или от заказчиков и др.

Предельный размер расчетов наличными между юридическими лицами, между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем (ИП) по одному договору не должен превышать 100 000 руб.

Для хранения, поступления и выдачи денежных средств наличными организация создает специальный участок бухгалтерии — кассу Ее возглавляет кассир — материально ответственное лицо, с которым заключается договор о полной материальной ответственности.

По приказам руководителя и главного бухгалтера организации кассир выполняет операции по движению денежной наличности.

В небольших организациях обязанности кассира может выполнять главный бухгалтер или сам руководитель. При этом главный бухгалтер назначается приказом по предприятию с разрешением выполнять обязанности кассира и с обязательным заключением с ним договора о полной материальной ответственности кассира.

С 1 января 2012 года на территории Российской Федерации введен в действие новый порядок ведения организациями и индивидуальными предпринимателями кассовых операций с наличностью.

Положение Банка России от 12.10.2011 № 373-II «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» распространяется на:

  • юридических лиц;
  • юридических лиц, перешедших на упрощенную систему налогообложения;
  • индивидуальных предпринимателей. Документом определены правила:
  • организации работы по ведению кассовых операций;
  • приема и выдачи наличных денег в кассу (из кассы) организации (индивидуального предпринимателя);
  • ведения кассовой книги для учета поступающих (выдаваемых) наличных денег;
  • расчета лимита остатка наличных денежных средств в кассе;
  • обеспечения порядка ведения кассовых операций. Для ведения кассовых операций организация устанавливает лимит остатка наличных денег (далее — лимит кассы).

Лимит остатка наличных денег это — максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе. Лимит определяется на конец рабочего дня после выведения остатка в кассовой книге.

Под кассой имеется в виду место для проведения кассовых операций. Это место определяет руководитель юридического лица, индивидуальный предприниматель

Лимит определяет само юридическое лицо, индивидуальный предприниматель. Об установленном лимите в обязательном порядке следует издать распорядительный документ (к примеру, приказ, распоряжение). Его можно оформить в произвольной форме. За банками сохраняются полномочия по контролю за соблюдением кассовой дисциплины, в том числе, за превышением лимита. Банки по-прежнему должны проверять своих клиентов не реже одного раза в два года.

Наличные деньги сверх установленного лимита следует хранить на банковских счетах в банках. Деньги в банк, инкассаторам или на почту должен сдавать уполномоченный представитель юридического лица, индивидуальный предприниматель или его уполномоченный представитель.

Накопление денег сверх лимита допускается не только в дни выплаты зарплаты и в выходные (праздничные) дни, если в этот день организация осуществляет кассовые операции . Выплата заработной платы может осуществляться в течение пяти рабочих дней .

Лимит остатка кассы необходимо рассчитать по одной из двух формул.

Если организация получает наличную выручку

где L — лимит остатка наличных денег (руб); V — объем поступлений наличных денег; Р — расчетный период, за который учитывается объем поступлений (не более 92 рабочих дней); Nc — период времени между днями сдачи в банк (не более 7 рабочих дней).

Период времени между днями сдачи в банк наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, тоже считается в рабочих днях и не может превышать семи рабочих дней. Если организация работает в населенном пункте, где нет банка, — 14 рабочих дней. Исключение составляют только действия непреодолимой силы.

ООО «Анна» (розничная торговля, режим работы с 9.00 до 21.00, выходной — воскресенье).

Денежная выручка за октябрь 1 200 000 рублей, за ноябрь 1 250 000 рублей, за декабрь 1 350 000 рублей. Итого за 3 месяца (92 дня) — 3 800 000 рублей. Выручка сдается в банк на следующий день в 12 часов. Лимит кассы будет равен 82 000 руб. (3 800 000 : 92 дн. х 2 дн.)

При отсутствии поступлений наличных денег

где: L — лимит остатка наличных денег (руб.); R — объем выдачи наличных денег за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы; Р — расчетный период, за который учитывается объем выдач (не более 92 рабочих дней); Nn — период времени между днями получения по денежному чеку в банке наличных денег (не более 7 рабочих дней).

К примеру, организация работает с понедельника по пятницу и тратит за неделю 2 000 000 руб. Деньги в банк сдаются один раз в два дня, не считая суббот и воскресений. Тогда лимит составит — 800 000 руб. (2 000 000 руб. : : 5 раб. дн. х 2 раб. дн.).

000 «Берта» (услуги, режим работы с 9.00 до 18.00, выходной — суббота, воскресенье).

Денежные затраты за неделю (5 дней) — 20 000 рублей. Деньги в банке организация получает 2 раза в месяц через 16 дней.

Лимит кассы будет равен 28 000 руб. (20 000 : 5 дн. х 7 дн.)

Поступающая в кассу предприятия выручка может расходоваться на следующие цели:

  • на заработную плату;
  • иные выплаты работникам (в том числе социального характера);
  • стипендии;
  • командировочные расходы;
  • на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
  • выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, нео-казанные услуги;
  • выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхованияфизических лиц.

Расходование выручки на другие цели не допускается.

Предпринимателям следует учитывать, что расчеты в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превыщающем 100 тысяч рублей.

Если организация до 1 января не установит кассовый лимит, то вся наличность в кассе будет являться сверхнормативной.

Оборудовать специальную кассовую комнату не обязательно. Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем.

Основными задачами ведения бухгалтерского учета кассовых операций предприятий являются:

  • обеспечение сохранности денежных средств (материальная ответственность, условия хранения, проведение ревизий);
  • своевременное и точное оформление первичных документов и регистрация их в журнале.

Документация по бухгалтерскому учету кассовых операций

Кассовые операции могут вести назначенные кассиры, бухгалтер или сам руководитель. Контролирующая функция (вторая подпись) обычно доверяется второму лицу -главному бухгалтеру, бухгалтеру или иному работнику, назначенному приказом или распоряжением. При отсутствии бухгалтера это может делать и сам руководитель, особенно если он ведет кассу сам. Кассиру устанавливается должностная инструкция или перечень прав и обязанностей, с которыми он должен ознакомиться под роспись. У назначенного кассира должны быть щтампы с текстом, подтверждающим проведение кассовой операции, например, для проставления на корещке приходного ордера. Должны быть у него и образцы подписей лиц, которые могут подписывать кассовые документы и разрешать выдачу денег.

Приходные и расходные операции оформляются кассовыми ордерами, имеющими цифровые коды форм документов, приведенные в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 01193. В новом Положении журналы регистрации приходных и расходных кассовых ордеров не упоминаются. Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Кассовые операции могут вестись с применением профаммно-технических комплексов, в том числе оснащенных функцией приема наличных денег, принадлежащих или не принадлежащих на праве собственности юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю.

Кассир принимает наличные деньги по приходным кассовым ордерам (форма № КО-1), подписанным главным бухгалтером или уполномоченным лицом.

При этом лицу, вносящему деньги, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписью главного бухгалтера и кассира, заверенная печатью и штампом организации. Процесс пересчета денег должен производиться так, чтобы вторая сторона имела возможность наблюдать процесс.

При получении денежных средств в банке по чеку бухгалтером также выписывается приходный кассовый ордер с регистрацией его номера и даты на оборотной стороне корешка чека.

Выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или другим надлежаще оформленным документам, на которых ставится специальный штамп, имеющий реквизиты расходного кассового ордера Документы на выдачу денег подписывают руководитель и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется разрешающая подпись руководителя организации, то его подпись на расходном кассовом ордере не обязательна. Приходные и расходные кассовые ордера выписываются бухгалтером общего или финансового отдела или главным бухгалтером.

Деньги отдельному лицу, не работающему в данной организации, выдаются при предъявлении им паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, по расходному кассовому ордеру, где проставляются подпись в получении и данные предъявленного документа.

Заработная плата, пособия, премии выплачиваются по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. По истечении пяти рабочих дней, установленных для выплаты заработной платы, бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на общую выплаченную по платежной ведомости сумму.

Никаких подчисток, помарок или исправлений в кассовых документах не допускается. Если получатель денег имеет многоразовую доверенность, при каждом получении денег с нее делаются заверенные копии и прикладываются к расходным документам. Оригинал доверенности хранится у кассира.

Кассовые документы могут оформляться вручную или распечатываться на компьютере.

Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Приходные, расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги. Они передаются в кассу лицом, выписавшим документ. Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером и кассиром, заверяется печатью (штампом), регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный ордер остается в кассе. При выдаче денежных средств по доверенности они прилагаются к расходному кассовому ордеру или ведомости на выдачу средств.

По мере выполнения кассовых операций кассир обязан подписать их и, кроме того, их и приложенные к ним документы погасить штампом или надписью «оплачено» или «получено» («число, месяц, год»).

До передачи в кассу на исполнение кассовые документы записываются бухгалтером в специальном журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров с указанием кодов целевого назначения наличных денежных средств.

Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств организаций, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций, составляется отчетность.

Кассовая книга, ее строение и порядок ведения

Кассовая книга (форма № КО-4) — это регистр аналитического учета, защищающий интересы как кассира, так и организации. Каждая организация может иметь только одну кассовую книгу. Листы в книге нумеруются, прошнуровываются и опечатываются круглой печатью организации. На последней странице книги делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано _ листов» и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера организации.

Смотрите так же:

  • Список документов на постановку на очередь на жилье Какие нужны документы для постановки на очередь на жилье? Задайте вопрос юристу и получите ответ за 1 минуту! Для постановки на очередь на жилье граждане должны быть признаны малоимущими и нуждающимися в жилом помещении. К заявлению, подаваемому в […]
  • Ст263 коап Статья 263 ТК РФ. Дополнительные отпуска без сохранения заработной платы лицам, осуществляющим уход за детьми (действующая редакция) Работнику, имеющему двух или более детей в возрасте до четырнадцати лет, работнику, имеющему ребенка-инвалида в […]
  • Статья 141 Прямое возмещение убытков Статья 141 Прямое возмещение убытков Федеральный закон от 25.04.2002 N 40-ФЗ "Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств" (закон об ОСАГО) в действующей редакции: Статья 14.1 закона об ОСАГО. Прямое […]
  • Тверь страховка авто Страховая компания «АльфаСтрахование» в Твери 170100, Тверская обл., г. Тверь, Смоленский переулок, 15/33 Адрес: 170100, Тверская обл., г. Тверь, Смоленский переулок, 15/33 Телефон: +7 4822 34-76-40Страхование физ. лиц:+7 4822 35-32-60Страхование […]
  • Объявление поиск свидетелей дтп Последние события, поиск свидетелей! На сайте можно бесплатно разместить объявления о поиске свидетелей ДТП (и других происшествий) и объявления об Угоне. Для размещения объявления нужно выбрать соответствующий раздел Ищу свидетелей ДТП Алматы - […]
Комментарии запрещены.